Elektroda.pl
Elektroda.pl
X
Proszę, dodaj wyjątek www.elektroda.pl do Adblock.
Dzięki temu, że oglądasz reklamy, wspierasz portal i użytkowników.

Excel - Błędy udostępniania skoroszytu

steelek56 11 Lut 2014 22:07 4335 4
  • #1 11 Lut 2014 22:07
    steelek56
    Poziom 12  

    Witam.

    Piszę do Was z takim zapytaniem, może ktoś z Was wie coś więcej na temat ewentualnego spinania się różnych wersji excel.

    Sprawa dotyczy sytuacji jaką mamy w firmie. Pracuję w sieci handlowej - dział logistyki. Ja, koleżanka i kolega zajmujemy się transportem. Z kolei po drugiej stronie korytarza mamy resztę logistyki - dział zamówień. Jest tam 8 osob zajmujących sie składaniem zamówień do dostawców w celach utrzymania zapasu na magazynach sieci. Sieć się rozwija więc sporo rozwiązań jest dość prymitywnych poki co. My jako transport nie mamy jeszcze systemu klasy TMS z kolei zamówienia mają ERPII ale ten jest ledwo co wprowadzony po przesiadce ze starego. Burdel tam totalny i problem z awizacjami dostaw. Nie dodając sobie sporo zmian na lepsze wprowadziłem ja bo zawsze lubiłem się głowić nad excelem i problemami jak można je rozwiązać.

    Plan transportowy jako transport robimy w pliku excela. Kiedy każdy robi swoją dole jest ok, ale zauważyłem że możliwość jednoczesnej pracy na jednym pliku jest sporo lepsza niż potem składanie tego w jedną częśc. Więc poczytałem jakiś rok temu o Google Cloud Connect. Wszystko ładnie pięknie dodatek do excela praktycznie na żywo widzisz co kto robi na ktorej komorce itd. Poszedłem więc do kierownika, aby zakupiono nam dwa pakiety office (wtedy w transporcie byłem tylko ja i koleżanka - mielismy openoffice, który nie był wspierany przez Google cloud connect). Po kilku miesiącach wpadania do kierownika co chwile w końcu udało się zakupić dla nas office. Przyszli informatycy zainstalowali nam office 2010 i co się okazuje - Google zarzuciło projekt, albo raczej przeniosło go do swojego płatnego pakietu narzędzi dla firm. Co tu duzo mówić jako pracownik szeregowy na stanowisku specjalistycznym nie mam zbyt duzej przebitki bo wszelkie decyzje musze zaniesc najpierw do kierownika, a ten z tym musi isc do prezesa. Wpadłem więc na pomysł skorzystania z opcji udostepniania plików przez to co excel faktycznie oferuje (Recenzja > udostępnij skoroszyt). Samo udostepnianie nie zadziałało poprzez dysk google z którego dotychczas korzystaliśmy (głównie chodziło o dostęp do planów transportowych z poziomu telefonu [początkowo nie miałem laptopa a później doszedłem do wniosku że głupim jest noszenie za sobą wszędzie laptopa gdy ktoś zadzwoni z problemem, telefon z androidem jest lepszą alternatywą]), dlatego też poprosiłem informatyków o przydział na serwerze. Utworzyli nam folder sieciowy i tak sobie tam pracowalismy na jednym pliku. Nie było możliwości podejrzenia kto co i gdzie aktualnie wpisuje, ale przynajmniej można było pracować na jednym arkuszu razem (np ktoś pracuje nad komorkami w kolumnie A podczas gdy inny w oparciu o to co ten już zrobił w kolumnie A mógł pracowac nad tymi w kolumnie B itd.). Czasem zdarzały się też jakieś problemy typu przy zapisie dostawało się błąd mówiący że połączenie z plikiem zostało utracone i został zapisany zastępczy plik tymczasowy. Zawsze coś tam się pokombinowało i jakoś mozna było odzyskać to co się robiło w dość sporym stopniu. Problem się zaczął później kiedy do pracy przyszedł kolega. Od razu kierownikowi zaproponowalismy, aby w celu ułatwienia współpracy od razu zakupić mu pakiet office tak żeby mógł się przyłączyć do naszej wspólnej pracy. Kierownik bez większego problemu stwierdził że ok i przy okazji zapytał mnie jak to udostępnianie się sprawuje u nas w transporcie bo ma pewną koncepcje wykorzystania tego w dziale zamówień (o tym napiszę za chwile). Powiedziałem że jest ok bywaja problemy ale da się je jakoś obejść. Więc zamówił 8 pakietów office dla naszego kolegi z transportu oraz 7 dla zamówień (na jednym komputerze tam zainstalowany był już office 2007). Oczywiście office 2010 już wycofane z obrotu to microsoft podobno za 8 kluczy jeszcze spuścił nam z ceny ale dał office 2013. Przyszli informatycy poinstalowali office (na jednym z komputerów w zamówieniach był jeszcze windows XP, a że nie mieli żadnego innego wolnego komputera który by dał radę pociągnąć windows 7, to musieli poszukać innego office. Suma summarum kolega od nas ma 2013. Ja z koleżanką mamy 2010. A w zamówieniach jest jeden 2007, jeden 2010 (na tym komputerze gdzie jest win xp) i 6 - 2013.





    Od czasu gdy pojawiły się te office zaczeły się problemy i to spore. Ogólnie wszyscy operowalismy plikami .xls głównie z przyczyn zgodności, dlatego, że na magazynie np nie wszystkie komputery mają excel - głównie open office. To samo starsze sklepy oraz inni typu np przewoźnicy którzy odczytywali nasze plany.

    Zaczeło się od tego, że wszystkie pliki .xls utworzone przez kogokolwiek kto miał 2013 po otwarciu w 2010 albo 2007 wywalały czerwoną belkę, że dokument zablokowany do edycji bo może stanowić zagrożenie dla komputera. Oczywiście mozna to ominąć (więcej informacji > Edytuj mimo to). Ale najwieksze problemy pojawiły się oprócz tego. Mianowicie:
    -u nas w transporcie - niektóre wiersze odpowiadające trasie czasem oznaczamy czerwonym kolorem czcionki. To informacja dla kierowcy, ze powinien przyjechac predzej na zaladunek bo bedzie sie musial ladowac na wiecej niz jednym magazynie (np zaladunek towaru z chłodni/mroźni i doładunek towarem neutralnym na innym magazynie). Po udostepnieniu pliku dla kolegi on tam sobie pracowal na jedym arkuszu ja na drugim kolezanka w ogole inny plik, ale w koncu przychodzi moment, ze ja kończe swój arkusz koleżanka swój plik i wszyscy chcemy pracować na pierwszym arkuszu tam gdzie pracował kolega. Często tam zaczynają się cyrki. Bez żadnego błędu czy coś arkusz się aktualizuje. Wszystko niby ok, ale okazuje się, że czasem kolorem oznaczone są wiersze które nie powinny być oznaczone i vice versa. To nie jest jakiś wielki problem. Bo mozna to dość szybko wychwycić, ale mimo wszystko zmusza nas do podwójnej kontroli tego co się tam zapisuje. Chociaż zdarzyło się, że mieliśmy sytuacje gdzie zmieniały się wartości komórek. Dla przykładu kolega przy trzech dostępnych okienkach załadunku na godzinę 3 wpisał 3 różne auta, a po zapisaniu i wczytaniu zmian u nas pojawiło się jedno i to samo. Kiedyś tak wysłalismy plan i gdyby nie czujność ludzi z działu wydań to naczepa 33p teoretycznie musiałaby zrobić trzy różne trasy z załadunkiem o 3:30 nad ranem w trzech różnych kierunkach i przy okazji zdążyć na wszystkie punkty między godziną 6:00 a 9:00 rano). Do tego jedna z tras to sklepy we wrocławiu gdzie są spore ograniczenia tonażowe i wysyłamy tam auta max 14to paletowe. Większe nie mogą tam nawet się zmieścić a co dopiero zestaw 33p. Sprawa irytujaca i to bardzo bo teraz musimy niepotrzebnie sprawdzac za kazdym razem czy plan nie zapisał sie w jakiś dziwny sposób, a nigdy nie wiemy co może się zmienić. Z pamięci odtworzyć plan z tym jaki kierowca miał jechac na jaką trase etc jest niemożliwym.

    -druga sprawa dotyczy działu zamówień o którym pisałem wczesniej. Sprawa tyczyła sie awizacji a raczej jej jednoczesnego wspóldzielenia. Plik excel z komórkami odpowiadajacymi godzinom dostaw etc. Dostep do niego miał dział przyjęć i dział zamówień. Awizacja odbywała sie na zasadzie dzwoni firma odbiera ktoś z działu zamówień i najpierw pytanie do reszty "Kto ma awizacje?" Plik otwarty przez jedna osobe automatycznie uruchamial ja w trybie tylko do odczytu u innych. Wtedy ktoś kto miał otwartą do edycji musiał ją zamknąć tak żeby osoba która rozmawia z dostawcą mogła zaawizować. I ogolnie co chwile telefony o awizacje do różnych osób (różne osoby robią różne grupy asortymentowe - np kolega robił alkohole i chemie podczas gdy koleżanka nabiały i spożywkę, a druga koleżanką napojówkę i część nabiałów) i takie odbijanie tej awizacji miedzy jednym a drugim. Kiedyś gdy w dziale zamówień były tylko 3 osoby i pracowały one nad dostawami do jednego magazynu nie było wiekszego problemu ale teraz gdy jest ich 8 i mamy w sumie 4 magazyny. Tych telefonow o awizacje zrobilo sie sporo wiecej. Więc naturalnym było wprowadzenie rozwiązania pozwalającego pracować wszystkim bez względu na to czy ktoś ma awizację aktualnie otwartą czy też nie. Stąd też excele dla wszystkich w zamówieniach aby i oni mogli jeden skoroszyt sobie udostępnić i wspólnie mieć go otwartego do edycji cały czas. Dziś pojawiła się sytuacja w której magazyn zadzwonił z fochem, że przyjechała firma z dostawą, której nie ma w awizacji. Firma twierdzi, że awizacja była na godzine powiedzmy 13:30. W awizacji jest inna firma na godzinę 13:30. Koleżanka twierdzi, że przecież awizowała ją na 13:30 i jakim cudem tam może być inna firma skoro przy zapisie arkusza nie wyskoczył żaden konflikt. Z kolei druga koleżanka się dziwi dlaczego firma która jest tam wpisana z awizacją na 13:30 skoro ona ustalała i wpisywała awizację na 15:30. Sytuacja więc wygląda nastepująco na placu stoi firma która miała byc na 13:30 a niby jej nie ma. Magazyn oczekuje innej firmy która jest wpisana jako 13:30 a faktycznie przyjechała 15:30 (przecież tak było ustalane). I się robi syf. W excelu niby jest opcja przechowuj historie zmian przez xxx dni ale szczerze mówiąc nie widze nigdzie możliwości podejrzenie kolejnych zmian w komórkach i co spowodowało taki mix. Zamówienia na taki bajzel sobie nie mogą porobić bo za chwile sie może wymieszać np napojówka z chemią albo jeszcze gorzej - chłodnia przyjedzie na suchy.

    I teraz po tym dluuugim opisie moje przemyslenia i watpliwości. To co się dziś np wydarzyło w zamówieniach z awizacją podpinam to pod to samo co nam sie zdarzało od czasu do czasu w transporcie (wymieszani kierowcy, nieodpowiednie trasy oznaczone etc). W transporcie częściowo sobie z tym poradziłem tak, że plan który udostępniamy na dysku sieciowym miedzy sobą zapisujemy w .xlsx (zauwazyłem że wtedy pliki z 2013 wyskakują tylko z żółtą belką, że plik pochodzi z lokalizacji sieciowej i może być niebezpieczny), ale kolega i tak zapobiegawczo wszystko robi w swoim pliku a potem tylko gdy konczy wrzuca to do naszego pliku żeby jak najmniej się mogło tam po drodze namieszać. Zamówienia na takie coś sobie nie moga pozwolić bo ideą tego całego dzielenia się plikiem jest własnie uruchamianie go i pracowanie nad nim jednoczesnie. Domyślam sie że wersje 2007 i 2010 nie lubią 2013 i stąd te wałki (dodam że wczesniej kiedy ja wspołpracowałem z koleżanką to pracowalismy tylko na .xls i tylko na 2010 = zero problemów które najbardziej irytuja (zamiana treści komórek etc))

    I teraz moje pytania bo ja już tego miejscami nie ogarniam, może ktoś ma większą wiedze na ten temat albo może podsunąć inne rzeczy które mógłbym rozpatrzeć i sprawdzić.

    1. Czy ktokolwiek z Was miał podobone doświadczenia z udostępnianiem skoroszytów? Jeżeli tak to czy znaleźliście rozwiązanie tego problemu?

    2. Czy ktokolwiek z Was korzysta/zna alternatywne opcje korzystania z udostepnionego skoroszytu? Jakie są Wasze opinie na ich temat? (słyszałem że to co kiedyś było w google cloud connect mozna mieć teraz poprzez skydrive i WebExcel albo Google Drive i Google Docs - minusem tego jest to że obie opcje wymagają korzystania z przeglądarki zamiast programu excel - wiem, że niby co to za problem, ale ludzie bywają dość konserwatywni i przywiązani do starych nawyków czasem ciężko im wytłumaczyć wyższość nowych rozwiązań.)

    Będę wdzięczny za jakiekolwiek pomysły dotyczace tej sprawy.

    0 4
  • #2 12 Lut 2014 18:42
    JRV
    Specjalista - VBA, Excel

    Witam/
    Nie wiem czy to pomoże, ponieważ nie korzystam z wersji 2010, 2013, ale zdarzenia zamknięcia skoroszytu Przypisz makro zapisać najniższą wersję. Osobiście zawsze zrobić swoją pracę na offìce97, i inne offìce jest właściwie rozumie, wyjątkiem jest OpenOffìce, jeśli masz makra.

    0
  • #3 13 Lut 2014 08:20
    steelek56
    Poziom 12  

    Właśnie zapisując plik jako stary excel (XLS) zauważyłem ze problemów jest sporo więcej. Po zapisaniu w xlsx większość problemów znika zdarzają się tylko te dziwne. Czasem excel generuje dziwne pliki które składają się z kilku liter i kilku cyfr. Bez rozszerzenia (można je otworzyć excelem) albo podobne pliki tmp. Myślę czy po prostu nie zapytać na forum Microsoftu bo to aż dziwne ze zdarzają się takie błędy. Pytanie czy są one spowodowane wadami Excela (błędy pojawiają się zwykle gdzieś pomiędzy zapisaniem, a zaktualizowaniem zmian na innym komputerze.) Czy błędy wynikają z hardware. (podejrzewam, że dysk sieciowy jest mocno przeciazony i jego uptime nie wynosi 100%

    0
  • #4 13 Lut 2014 16:48
    JRV
    Specjalista - VBA, Excel

    Witam

    steelek56 napisał:
    Czasem excel generuje dziwne pliki które składają się z kilku liter i kilku cyfr

    To Excel pliki tymczasowe, które występują podczas jego pracy, następnie zastąpił prawdziwych nazwisk

    0
  • #5 13 Lut 2014 23:25
    steelek56
    Poziom 12  

    Domyslam się że to pliki tymczasowe. I domyslam się też, że gdzieś tam w którymś z nich jest zapisana ta rzekoma 30dniowa historia edycji pliku. Pytanie tylko jak się do niej dokopac w razie gdy okaze sie ze jest cos pomieszane zeby zmiana po zmianie dojsc do ostatniego zapisu takiego jak powinien byc.

    0