Outlook 2010 - Praca z dużą ilością wiadomości

Witam,

Mam pytanie do wszystkich użytkowników Outlooka, którzy w swojej pracy mają styczność z dużą ilością maili. Jak radzą sobie z płynnością działania aplikacji?

W mojej firmie są konta, które otrzymują dziennie nawet 2 GB nowych maili. Oczywiście rodzi to wiele problemów np. z wielkością pliki PST. Oczywiście można zrobić IMAP ale nie jest to idealne rozwiązanie, ponieważ synchronizacja takiej ilości danych też nie przebiega szybko. Pozostała tylko archiwizacja.

Jak sobie z tym radzicie?

Witam.

lolki napisał:

W mojej firmie są konta, które otrzymują dziennie nawet 2 GB nowych maili.

Niema tu błędu?

W przypadku takiej ilości danych to po 25 dniach masz max wielkość pliku pst.

Otóż to. Ciągle trzeba te maile eksportować i kombinować, dlatego szukam jakiegoś rozwiązania, ponieważ myślę, że nie jestem sam z tym problemem.

Co do błędu to przy blisko 50 GB dla pliku PST program nie może się uruchomić, zatrzymuje się na ekranie startowym w momencie sprawdzania integralności danych. Co oczywiście nie dziwi.

Jak teraz z pliki, który tyle waży zaimportować dane? Można go jakoś podzielić?

Mam wrażenie że nie chodzi 2GB danych dziennie tylko ktoś jest "chomikiem" i nic nie kasuje tylko wiecznie zbiera.

I Outlook wydaje się być tu kiepskim rozwiązaniem.
W Thunderbird zakładając podkatalogi i włączając filtr do automatycznego sortowania wiadomości na podkatalogi zasuwa ja burza nawet przy zgromadzonych wiadomościach z kilku lat i zajętości na dysku około 60GB.

Można zastosować kompaktowanie plików pst. Pliki zostaną odchudzone ze zbędnego narzutu. innym rozwiązaniem jest filtracja pliku pst ze względu na wielkości wiadomości i zapis tych największych do innego pliku. Pod poniższym linkiem jest dobrze to opisane http://www.outlook.pl/Przenoszenie-wielkich-maili-do-archiwum/455/

Mam podobny problem (nie 2 GB w jeden dzień ale...). Jak sobie radzę?
1. Wydruk wiadomości do pdf.
2. Zapisanie załączników do folderu z pdf-em wiadomości.
3. Skasowanie wiadomości.
4. Kompaktowanie pliku konta (zarówno pop3 jak i imap). Kompatkowanie po uporządkowaniu listów jest konieczne, bo po usunięciu wiadomości jego rozmiar potrafi się nie zmniejszyć.

Do Thunderbirda niestety się nie przekonałem...

Gdyby Outlook potrafił rozbijać plik pst na mniejsze jak to robi Thunderbirda
to nie byłoby tych problemów.

Troszkę jest Thunderbird jeszcze niedopracowany ale jest bardzo dobrą alternatywą dla Outlooka. W swoim mam podczepionych 12 kont mailowych i sprawuje się poprawnie.
Archiwum tworzę w formie podkatalogu rocznego i szybciej można przeszukać bazę w poszukiwaniu jakiegoś tam maila.

dasej napisał:

Mam wrażenie że nie chodzi 2GB danych dziennie tylko ktoś jest "chomikiem" i nic nie kasuje tylko wiecznie zbiera.

Nie mogę się z Tobą zgodzić. Nie zawsze można wszystko kasować. Wystarczy, że ktoś dostaje 100 maili dziennie z załącznikami i trzyma tylko ostatnie 3 miesiące - i już mamy problem.

Dzięki za wszystkie porady, tylko odnoszą się one do działającego pliku. U mnie niestety nie mogę uruchomić programu z tym plikiem i działam na razie na nowym profilu. Chciałbym jednak zaimportować zawartość starego pliku pst, który waży 50GB i szukam na to sposobu. Po imporcie wdrożę wasze wskazówki w życie.

Posłużyć się tym: Link
Wczytać, zrobić swoje i pilnować rozmiaru.

helmud7543 działa pięknie, dziękuję bardzo.

Mam jeszcze pytanie odnośnie wcześniejszego twojego posta o tym eksporcie do PDF.
Masz jakiś sposób na masowy taki eksport?

Niestety nie, choć nie ukrywam - przydałoby się. Kilka maili z załącznikami to duża strata czasu na ręczny eksport, ale nie znam innego sposobu.

Metoda 1: Za pomocą funkcji Importuj i eksportuj

Krok 1: Uruchom aplikację MS Outlook. Kliknij Plik -> Ustawienia konta

Krok 2: Tutaj zobaczysz nowe okno, które jest Ustawienia konta. Kliknij Pliki danych, a następnie Dodaj.

Krok 3: W polu Utwórz lub Otwórz plik danych programu Outlook podaj nazwę i lokalizację nowego pliku. Kliknij OK -> Zamknij.

Krok 4: Kliknij Plik -> Otwórz -> Otwórz kreatora Importuj i importuj i eksportuj. Tutaj wybierz opcję Eksportuj do pliku. Kliknij przycisk Dalej.

Krok 5: Wybierz plik PST i kliknij Dalej. Przeglądaj lokalizację, aby zapisać nowy plik, i kliknij przycisk Zakończ.

Krok 6: Teraz otwórz nowe okno, które utworzy plik danych programu Outlook. Jeśli chcesz ustawić hasło, wpisz hasło lub kliknij Anuluj.

Metoda 2: Za pomocą Przenieś do folderu

Krok 1: Otwórz MS Outlook i kliknij Plik -> Nowy -> Plik danych programu Outlook.

Krok 2: Wybierz plik folderów osobistych programu Office Outlook (.pst) w nowym pliku danych programu Outlook i kliknij przycisk OK.

Krok 3: Otworzy się nowe okno dialogowe nazwane jako Utwórz osobisty folder Microsoft i nadaj mu nową nazwę. Nazwa ta jest używana przez program Outlook na liście folderów poczty.

Krok 4: Kliknij menu Edycja -> Przenieś do folderu i Przenieś elementy i kliknij przycisk Nowy.

Krok 5: Teraz określ nazwę nowego pliku PST w oknie dialogowym Utwórz nowy folder i wybierz nowy plik PST w obszarze Wybierz lokalizację folderu i kliknij przycisk OK.

Krok 6: Wybierz nowy folder do nowego pliku PST w Move Items i kliknij przycisk OK.

Jeśli powyższe metody nie rozwiązały problemu, możesz użyć dowolnego narzędzia PST GainTools podzielić PST, aby podzielić plik PST o dużym rozmiarze.