Sekretarka odbiera wszystkie faksy u siebie na komputerze. Decyduje do kogo w biurze ma trafić konkretny faks i wysyła treść (zawartość, obraz) faksu mailem na skrzynkę tej osoby. Odbiorca może ten faks obejrzeć i wydrukować, jeśli potrzebuje go w formie "papierowej". Zawsze jest też kopia u sekretarki firmy. Pracownicy mają też możliwość wysłania faksu przy pomocy Winfax'a zainstalowanego na ich komputerze, ale przez modem u sekretarki, żeby nie powielać ilości modemów i linii telefonicznych.
I jeszcze jedna zaleta Winfax'a. Posiada możliwość backup'owania zawartości skrzynki lub skrzynek (bo można tworzyć dodatkowe skrzynki podobnie jak w programach pocztowych).