Serwisy w całej Polsce coraz chętniej korzystają z udogodnienia, jakim jest system do obsługi zleceń. To rozwiązanie, które wspiera kierowników w planowaniu pracy, dotrzymywaniu terminów i usprawnianiu pracy serwisantów.
Jeśli jesteś kierownikiem lub pracownikiem serwisu i zastanawiasz się, jak skuteczniej zarządzać zleceniami - polecam zapoznać się z recenzją programu do serwisu – Serwis Planner.
Zacznę od kilku wstępnych informacji, które podaje producent.
Czym jest i do czego służy Serwis Planner?
Jest to oprogramowanie do zarządzania serwisem, które wspiera obsługę różnego typu procesów, takich jak np. serwis, przegląd, reklamacje.
Najczęściej wykorzystywany jest w:
• Serwisie maszyn i urządzeń
• Serwisie laptopów i telefonów
• Serwisie IT
• Serwisie pieców i kotłów
• Serwisach instalatorskich (np. instalacje elektryczne, hydrauliczne, PPOŻ, budowlane, proste naprawy i wymiany).
Wspomaga też obsługę zleceń produkcyjnych i reklamacji.
Model dostarczania oprogramowania
Używać systemu możemy na dwa sposoby:
• Wynajem. Program do serwisu dostępny jest w wersji Software as a Service (SaaS, oprogramowanie jako usługa). Najprościej mówiąc, system dostępny jest za pośrednictwem przeglądarki, wystarczy dostęp do Internetu.
• Zakup. Program instalowany jest na serwerze klienta.
Niezależnie, jaki wariant wybierzesz, producent dostarcza dodatkową aplikację mobilną - przyda się ona szczególnie pracownikom, którzy realizują zlecenia w terenie i nie zawsze posiadają dostęp do Internetu.
Producent rekomenduje model SaaS. Zaletą tego rozwiązania jest na pewno brak konieczności instalacji systemu oraz problemów związanych np. z wymagającą infrastrukturą po stronie klienta, którą trzeba utrzymywać. W przypadku SaaS, to dostawca odpowiada także za nieprzerwaną pracę rozwiązania oraz bezpieczeństwo danych.
Co znajduje się w pakiecie oprócz samego programu do serwisu (wersja SaaS)?
•Utrzymanie na serwerach dostawcy,
•Dostęp do pomocy technicznej i merytorycznej typu how-to,
•Bezpłatne standardowe wsparcie,
•Bezpłatne aktualizacje systemu, które zawierają nowe moduły oraz usprawnienia,
•Możliwość przejścia na wyższe rozwiązanie bez kosztów migracji danych,
•Błyskawiczne dostarczanie - bez skomplikowanego wdrażania.
Jakie dodatkowe możliwości przewiduje producent?
•Integrację z programami handlowo-magazynowymi (ERP).
•Rozszerzenie np. o moduł CRM.
•Indywidualne zmiany, np. dodatkowe raporty.
•Przejście na wyższe, nawet dedykowane rozwiązania (całkowicie dopasowane do konkretnej firmy).
Test programu do serwisu - wybrane funkcjonalności
Producent przekazuje nam link do systemu. Aby rozpocząć testy, wystarczyło wpisanie go w przeglądarkę internetową, bez zbędnych instalacji.
Po zalogowaniu do systemu widzimy główny widok systemu - pulpit, podzielony na zakładki, w których znajdują się zlecenia według faz: nowe, przekazane, rozpoczęte, do rozliczenia. Ostatnią z zakładek jest analiza typów zleceń, w której znajdziemy informacje z raportów, o których więcej powiem w dalszej części recenzji.
Wróćmy do pulpitu. Jest edytowalny, co oznacza, że możemy dopasować go do swoich potrzeb i wyświetlać najważniejsze dla nas informacje, które chcemy mieć zawsze pod ręką.
Najważniejszym obszarem w testowanym przez nas programie jest zarządzanie zleceniami. Zacznę więc od najważniejszych rzeczy, które zauważyłem:
1. Można obsługiwać wiele różnych procesów, jak np. instalacje i przeglądy. Jako użytkownik mogę samodzielnie tworzyć i modyfikować te procesy, nie potrzebuję do tego pomocy dostawcy, chociaż zapewne dostałbym takie wsparcie.
2. Pola, które znajdują się w zleceniu, są edytowalne tzn. że mogę w każdej chwili dodawać własne opcje.
3. Informacje z systemu przenoszą się na protokół, który mogę wysłać przez e-mail lub wydrukować.
4. Szybko (bo tylko za pośrednictwem jednego formularza) udało mi się stworzyć kartę firmy, osoby, nowe zlecenie, a także produkt serwisowany.
5. Informacji jest wiele, ale dzięki uprawnieniom mogę decydować, które z nich chcę wyświetlić i komu.
Przejdę do samej karty zlecenia. Tak jak wspomniałem, znajduje się w niej sporo, ale uważam, że ważnych informacji nigdy za wiele. Karta podzielona jest na dwie kolumny. Po lewej stronie znajdziemy informacje o kliencie, pracowniku odpowiedzialnym za zlecenie oraz szczegółach zlecenia. Natomiast po prawej wszystkie dodatkowe dane, które powstają wraz z obsługą zlecenia, czyli np. protokoły, faktury, oferty czy dokumenty magazynowe. A także wszystkie planowane i wykonane zadania dotyczące tego zlecenia oraz powiązane wiadomości.
Co ważne, wszystkie informacje w tym lub innym zleceniu mogą być powiązane z wybraną firmą i możemy zobaczyć je uporządkowane w karcie tego klienta.
Mamy szerokie możliwości w zakresie wyszukiwania zleceń na liście, ponieważ system pozwala na szukanie nie tylko po podstawowych polach, ale po każdym polu znajdującym się w zleceniu (nawet po takim, które sami dodaliśmy w konfiguracji w panelu administracyjnym).
Kolejnym ważnym obszarem jest baza urządzeń serwisowanych, do której dostęp mamy prosto z głównego menu. Jest to lista egzemplarzy produktu. Każdy z nich przypisany jest do konkretnego klienta, posiada swój własny numer seryjny. W karcie takiego egzemplarza również możemy umieścić własne pola. Producent zaproponował np. datę instalacji urządzenia, miejsce na podpięcie pliku ze specyfikacją techniczną oraz dodatkowe uwagi. Podobnie jak w karcie zlecenia, po prawej stronie znajdują się powiązane z tym egzemplarzem zlecenia (wykonane instalacje, naprawy, przeglądy) oraz wszystkie zaplanowane i wykonane zadania względem niego.
Przejdźmy do raportów. Raportowanie kojarzy się raczej z przykrą koniecznością. Recenzowane przez nas oprogramowanie może jednak znacznie odmienić podejście do tematu. Raporty i wykresy są tutaj przejrzyste, kolorowe, bardzo czytelne i działają w pełni automatycznie. Co można raportować w Serwis Plannerze?
•najczęstsze typy zleceń,
•najczęściej serwisowane urządzenia,
•czas poświęcony na zlecenia,
•liczbę zleceń wg danego typu (np. przegląd, naprawa), urządzenia i kontrahenta.
Myślę, że to narzędzie może spodobać się zarówno kierownikom, jak i serwisantom. Nie ma żadnego problemu z szybkim określeniem, jakie urządzenia lądują w naszym serwisie najczęściej, ile czasu trwa ich naprawa i kto zleca nam najwięcej.
Tak jak wspomniałem wcześniej, producent deklaruje możliwość rozszerzenia o indywidualne raporty.
Podsumowując sam zakres funkcjonalny - opcji w programie jest naprawdę sporo. Poniżej przedstawiam listę kilku najważniejszych według mojej subiektywnej opinii:
•zarządzanie zleceniami,
•kalendarz, na którym możemy wyświetlić zadania do wykonania (swoje i innych),
•powiadomienia SMS i e-mail dla pracowników i klientów,
•dokumenty: faktury, oferty, zamówienia, protokoły serwisowane,
•baza urządzeń serwisowanych,
•komunikator,
•raportowanie,
•baza produktów i usług,
•zarządzanie uprawnieniami - samodzielnie decydujemy o tym co widzi serwisant, kierownik czy klient,
•panel klienta, w którym klienci mogą weryfikować status zlecenia, a jeśli chcesz - dodawać zlecenia.
Aplikacja mobilna do serwisu
Producent podaje, że oprócz wersji webowej programu do serwisu, zyskujemy dostęp także do aplikacji mobilnej. To dodatkowe, współpracujące z głównym systemem rozwiązanie dla pracowników mobilnych, którzy wykonują zlecenia u klientów.
Aplikacja wymaga oczywiście instalacji na telefonie. Na ten moment dostępna jest wersja dla systemów Android, jednak producent informuje, że pracuje nad rozwiązaniem dla iOS. Aplikacja działa online i offline, tzn., że jeżeli nie mamy akurat dostępu do Internetu, to nadal możemy podglądać informacje, które ostatnio pobraliśmy i je edytować. W momencie, gdy będziemy w zasięgu sieci - dane zaktualizują się z systemem głównym.
Logowanie do aplikacji nie wymaga zapamiętywania dodatkowego loginu i hasła - te są tożsame z aplikacją webową (dostępną z poziomu przeglądarki). Aplikacja jest prosta w obsłudze i pozbawiona zbędnych funkcji, dzięki czemu jest także szybka.
Zasada działania aplikacji jest prosta. Kierownik przekazuje zlecenia pracownikom, a oni otrzymują powiadomienia push i na ich liście wyświetla się kolejne nowe zlecenie. Po zakończeniu zlecenia serwisant wpisuje jakie czynności wykonał i zmieniając fazę zlecenia informuje kierownika o zakończeniu prac.
Na liście zleceń znajdują się informacje o planowanej dacie realizacji zlecenia, powiązanej firmie, numerze zlecenia oraz jego statusie. Natomiast po wejściu głębiej do samej karty zlecenia pracownik ma dostęp do szczegółów, takich jak np. nazwa osoby klienta, nazwa firmy, adres (klikalny, który przenosi do Google Maps), opis zlecenia i opis zakończenia.
Podsumowując, Serwis Planner to narzędzie, które sprawdzi się w większości serwisów, które pracują na zleceniach i chcą skutecznie planować pracę. Do zalet rozwiązania zaliczyć możemy z pewnością szybkie wdrożenie, mnogość funkcji, szybkość działania, wersję SaaS, dodatkowe wsparcie producenta i możliwość rozwoju oprogramowania w przyszłości. Warto też dodać, że dużym atutem jest możliwość zarządzania uprawnieniami, która pozwala administratorowi decydować o tym, co dane osoby widzą w systemie.
[Artykuł sponsorowany]
Jeśli jesteś kierownikiem lub pracownikiem serwisu i zastanawiasz się, jak skuteczniej zarządzać zleceniami - polecam zapoznać się z recenzją programu do serwisu – Serwis Planner.
Zacznę od kilku wstępnych informacji, które podaje producent.
Czym jest i do czego służy Serwis Planner?
Jest to oprogramowanie do zarządzania serwisem, które wspiera obsługę różnego typu procesów, takich jak np. serwis, przegląd, reklamacje.
Najczęściej wykorzystywany jest w:
• Serwisie maszyn i urządzeń
• Serwisie laptopów i telefonów
• Serwisie IT
• Serwisie pieców i kotłów
• Serwisach instalatorskich (np. instalacje elektryczne, hydrauliczne, PPOŻ, budowlane, proste naprawy i wymiany).
Wspomaga też obsługę zleceń produkcyjnych i reklamacji.
Model dostarczania oprogramowania
Używać systemu możemy na dwa sposoby:
• Wynajem. Program do serwisu dostępny jest w wersji Software as a Service (SaaS, oprogramowanie jako usługa). Najprościej mówiąc, system dostępny jest za pośrednictwem przeglądarki, wystarczy dostęp do Internetu.
• Zakup. Program instalowany jest na serwerze klienta.
Niezależnie, jaki wariant wybierzesz, producent dostarcza dodatkową aplikację mobilną - przyda się ona szczególnie pracownikom, którzy realizują zlecenia w terenie i nie zawsze posiadają dostęp do Internetu.
Producent rekomenduje model SaaS. Zaletą tego rozwiązania jest na pewno brak konieczności instalacji systemu oraz problemów związanych np. z wymagającą infrastrukturą po stronie klienta, którą trzeba utrzymywać. W przypadku SaaS, to dostawca odpowiada także za nieprzerwaną pracę rozwiązania oraz bezpieczeństwo danych.
Co znajduje się w pakiecie oprócz samego programu do serwisu (wersja SaaS)?
•Utrzymanie na serwerach dostawcy,
•Dostęp do pomocy technicznej i merytorycznej typu how-to,
•Bezpłatne standardowe wsparcie,
•Bezpłatne aktualizacje systemu, które zawierają nowe moduły oraz usprawnienia,
•Możliwość przejścia na wyższe rozwiązanie bez kosztów migracji danych,
•Błyskawiczne dostarczanie - bez skomplikowanego wdrażania.
Jakie dodatkowe możliwości przewiduje producent?
•Integrację z programami handlowo-magazynowymi (ERP).
•Rozszerzenie np. o moduł CRM.
•Indywidualne zmiany, np. dodatkowe raporty.
•Przejście na wyższe, nawet dedykowane rozwiązania (całkowicie dopasowane do konkretnej firmy).
Test programu do serwisu - wybrane funkcjonalności
Producent przekazuje nam link do systemu. Aby rozpocząć testy, wystarczyło wpisanie go w przeglądarkę internetową, bez zbędnych instalacji.
Po zalogowaniu do systemu widzimy główny widok systemu - pulpit, podzielony na zakładki, w których znajdują się zlecenia według faz: nowe, przekazane, rozpoczęte, do rozliczenia. Ostatnią z zakładek jest analiza typów zleceń, w której znajdziemy informacje z raportów, o których więcej powiem w dalszej części recenzji.
Wróćmy do pulpitu. Jest edytowalny, co oznacza, że możemy dopasować go do swoich potrzeb i wyświetlać najważniejsze dla nas informacje, które chcemy mieć zawsze pod ręką.
Najważniejszym obszarem w testowanym przez nas programie jest zarządzanie zleceniami. Zacznę więc od najważniejszych rzeczy, które zauważyłem:
1. Można obsługiwać wiele różnych procesów, jak np. instalacje i przeglądy. Jako użytkownik mogę samodzielnie tworzyć i modyfikować te procesy, nie potrzebuję do tego pomocy dostawcy, chociaż zapewne dostałbym takie wsparcie.
2. Pola, które znajdują się w zleceniu, są edytowalne tzn. że mogę w każdej chwili dodawać własne opcje.
3. Informacje z systemu przenoszą się na protokół, który mogę wysłać przez e-mail lub wydrukować.
4. Szybko (bo tylko za pośrednictwem jednego formularza) udało mi się stworzyć kartę firmy, osoby, nowe zlecenie, a także produkt serwisowany.
5. Informacji jest wiele, ale dzięki uprawnieniom mogę decydować, które z nich chcę wyświetlić i komu.
Przejdę do samej karty zlecenia. Tak jak wspomniałem, znajduje się w niej sporo, ale uważam, że ważnych informacji nigdy za wiele. Karta podzielona jest na dwie kolumny. Po lewej stronie znajdziemy informacje o kliencie, pracowniku odpowiedzialnym za zlecenie oraz szczegółach zlecenia. Natomiast po prawej wszystkie dodatkowe dane, które powstają wraz z obsługą zlecenia, czyli np. protokoły, faktury, oferty czy dokumenty magazynowe. A także wszystkie planowane i wykonane zadania dotyczące tego zlecenia oraz powiązane wiadomości.
Co ważne, wszystkie informacje w tym lub innym zleceniu mogą być powiązane z wybraną firmą i możemy zobaczyć je uporządkowane w karcie tego klienta.
Mamy szerokie możliwości w zakresie wyszukiwania zleceń na liście, ponieważ system pozwala na szukanie nie tylko po podstawowych polach, ale po każdym polu znajdującym się w zleceniu (nawet po takim, które sami dodaliśmy w konfiguracji w panelu administracyjnym).
Kolejnym ważnym obszarem jest baza urządzeń serwisowanych, do której dostęp mamy prosto z głównego menu. Jest to lista egzemplarzy produktu. Każdy z nich przypisany jest do konkretnego klienta, posiada swój własny numer seryjny. W karcie takiego egzemplarza również możemy umieścić własne pola. Producent zaproponował np. datę instalacji urządzenia, miejsce na podpięcie pliku ze specyfikacją techniczną oraz dodatkowe uwagi. Podobnie jak w karcie zlecenia, po prawej stronie znajdują się powiązane z tym egzemplarzem zlecenia (wykonane instalacje, naprawy, przeglądy) oraz wszystkie zaplanowane i wykonane zadania względem niego.
Przejdźmy do raportów. Raportowanie kojarzy się raczej z przykrą koniecznością. Recenzowane przez nas oprogramowanie może jednak znacznie odmienić podejście do tematu. Raporty i wykresy są tutaj przejrzyste, kolorowe, bardzo czytelne i działają w pełni automatycznie. Co można raportować w Serwis Plannerze?
•najczęstsze typy zleceń,
•najczęściej serwisowane urządzenia,
•czas poświęcony na zlecenia,
•liczbę zleceń wg danego typu (np. przegląd, naprawa), urządzenia i kontrahenta.
Myślę, że to narzędzie może spodobać się zarówno kierownikom, jak i serwisantom. Nie ma żadnego problemu z szybkim określeniem, jakie urządzenia lądują w naszym serwisie najczęściej, ile czasu trwa ich naprawa i kto zleca nam najwięcej.
Tak jak wspomniałem wcześniej, producent deklaruje możliwość rozszerzenia o indywidualne raporty.
Podsumowując sam zakres funkcjonalny - opcji w programie jest naprawdę sporo. Poniżej przedstawiam listę kilku najważniejszych według mojej subiektywnej opinii:
•zarządzanie zleceniami,
•kalendarz, na którym możemy wyświetlić zadania do wykonania (swoje i innych),
•powiadomienia SMS i e-mail dla pracowników i klientów,
•dokumenty: faktury, oferty, zamówienia, protokoły serwisowane,
•baza urządzeń serwisowanych,
•komunikator,
•raportowanie,
•baza produktów i usług,
•zarządzanie uprawnieniami - samodzielnie decydujemy o tym co widzi serwisant, kierownik czy klient,
•panel klienta, w którym klienci mogą weryfikować status zlecenia, a jeśli chcesz - dodawać zlecenia.
Aplikacja mobilna do serwisu
Producent podaje, że oprócz wersji webowej programu do serwisu, zyskujemy dostęp także do aplikacji mobilnej. To dodatkowe, współpracujące z głównym systemem rozwiązanie dla pracowników mobilnych, którzy wykonują zlecenia u klientów.
Aplikacja wymaga oczywiście instalacji na telefonie. Na ten moment dostępna jest wersja dla systemów Android, jednak producent informuje, że pracuje nad rozwiązaniem dla iOS. Aplikacja działa online i offline, tzn., że jeżeli nie mamy akurat dostępu do Internetu, to nadal możemy podglądać informacje, które ostatnio pobraliśmy i je edytować. W momencie, gdy będziemy w zasięgu sieci - dane zaktualizują się z systemem głównym.
Logowanie do aplikacji nie wymaga zapamiętywania dodatkowego loginu i hasła - te są tożsame z aplikacją webową (dostępną z poziomu przeglądarki). Aplikacja jest prosta w obsłudze i pozbawiona zbędnych funkcji, dzięki czemu jest także szybka.
Zasada działania aplikacji jest prosta. Kierownik przekazuje zlecenia pracownikom, a oni otrzymują powiadomienia push i na ich liście wyświetla się kolejne nowe zlecenie. Po zakończeniu zlecenia serwisant wpisuje jakie czynności wykonał i zmieniając fazę zlecenia informuje kierownika o zakończeniu prac.
Na liście zleceń znajdują się informacje o planowanej dacie realizacji zlecenia, powiązanej firmie, numerze zlecenia oraz jego statusie. Natomiast po wejściu głębiej do samej karty zlecenia pracownik ma dostęp do szczegółów, takich jak np. nazwa osoby klienta, nazwa firmy, adres (klikalny, który przenosi do Google Maps), opis zlecenia i opis zakończenia.
Podsumowując, Serwis Planner to narzędzie, które sprawdzi się w większości serwisów, które pracują na zleceniach i chcą skutecznie planować pracę. Do zalet rozwiązania zaliczyć możemy z pewnością szybkie wdrożenie, mnogość funkcji, szybkość działania, wersję SaaS, dodatkowe wsparcie producenta i możliwość rozwoju oprogramowania w przyszłości. Warto też dodać, że dużym atutem jest możliwość zarządzania uprawnieniami, która pozwala administratorowi decydować o tym, co dane osoby widzą w systemie.
[Artykuł sponsorowany]
